Data and Privacy
Privacy Statement of The InnBetween
This privacy statement was last updated on 02-08-2020.
Your privacy is very important to us. In this privacy statement we explain what we in The InnBetween Student Chaplaincy Maastricht do with information that we process about you. We ensure that the personal data that we process is treated as confidential and will therefore only process your personal data in accordance with privacy legislation. Amongst other things, this means that:
1. we make it clear for what purposes we process personal data. We do this through this privacy statement;
2. we only collect such personal data as is necessary for legitimate purposes;
3. we ask you for your express consent before processing your personal data in cases where your consent is required;
4. we take appropriate security measures to protect your personal data and require partners that process personal data on our behalf to do so too;
5. we respect your right to ask us to grant you access to, correct or erase your personal data.
The InnBetween is the data controller for data processing purposes. In this privacy statement we explain what personal data we collect and use and for what purpose. We recommend that you read this policy carefully.
The InnBetween communications
If you have worked for us as a Student Board member, we will hold personal data on you. We use the following data for this purpose: Name and address, telephone number, e-mail address, date of birth, nationality, number of student id, bank account number, career information as a student board member.
We will also hold personal data on you if you have worked for us as a student worker. In this case we use the following data: Name and address, telephone number, e-mail address, date of birth, nationality, number of passport, date of issue and expiration date.
Your data is stored in our human resources database. This database is not available to you online but you have the right the check it in our office.
If you visit our events, we may take photographic material from you, and may use it on our social media accounts (http://facebook.com/inTheInnBetween/, https://www.instagram.com/InnBetween_Maastricht/), website, and/or newsletter. You have the right the give a note that you don’t want to be in a photo, and we will appreciate it.
If you visit us for counseling we don’t use any kind of personal data on you.
Newsletters
We would like to keep you up to date with developments that relate to The InnBetween. We would also like to invite you to events that we organise. We do this on facebook, by creating events. We will only send you the digital newsletter (by e-mail) if you have consented to this. You can withdraw this consent at any time – there is an unsubscribe link in every e-mail.
Transfer to third parties
If you work for us as a student worker, we forward your personal data to InterUM. They use your data to make a work contract with you. There is no other case when we forward personal data to third parties.
Security
We adopt security measures to limit the misuse of and unauthorized access to personal data. For example, we ensure that only those individuals who need to have access to your data can access them, that access to the data is protected and that our security measures are regularly checked. In addition, we use secure connections for the secure transfer of your data and for communications.
Retention periods
We will keep the personal data in our archives – unless you request otherwise. See the section on ‘Your rights’.
Changes to this privacy statement
If the way we work changes, clearly we will have to adjust this privacy statement accordingly. You should therefore always check the date above and regularly check for new versions. We will do our best to announce any changes individually.
Your rights
If you have a query or want to know what personal data we hold on you, you can contact us at any time via e-mail: info@innbetween.nl
You have the following rights for which you can submit a request:
1. access to the personal data that we process on you
2. correction of errors
3. erasure of out-of-date personal data
(This text is based on: https://www.maastrichtuniversity.nl/about-um/alumni/data-and-privacy)
Data en Privacy
Privacyverklaring The InnBetween
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 02-8-2020.
Je privacy is voor ons van groot belang. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij als The InnBetween Studentenpastoraat Maastricht doen met informatie die we van jou verwerken. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die wij verwerken vertrouwelijk worden behandeld en zullen jouw persoonsgegevens dan ook enkel in overeenstemming met privacywetgeving verwerken. Dat betekent onder andere dat:
1. wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
2. wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
3. wij je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
4. wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
5. wij jouw recht respecteren om persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.
The InnBetween is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan dit beleid zorgvuldig te lezen.
Communicatie
Als je bij ons gewerkt hebt als lid van het studentenbestuur, dan beschikken we over je persoonsgegevens. Hiervoor gebruiken wij de volgende gegevens: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, nummer van student id, carrierinformatie als studentenbestuurslid.
We beschikken ook over je persoonsgegevens als je bij ons gewerkt hebt als studentenmedewerker. Hiervoor gebruiken wij de volgende gegevens: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, paspoortnummer, geldigheid (vervaldatum) paspoort.
Jouw gegevens zijn opgeslagen in onze database. Deze database is niet beschikbaar voor jou online, maar je kunt altijd komen en kijken in onze bureau.
Als je onze evenementen bezoekt, we gaan foto’s en video’s maken voor onze social media paginas (http://facebook.com/inTheInnBetween/, https://www.instagram.com/InnBetween_Maastricht/), website en nieuwsbrieven. Als je dat liever niet wilt, kun je altijd aanmelden, en we gaan jouw aanvraag respecteren.
Als je bezoekt ons voor persoonlijke counselling met de pastors, we gaan niet beschikken over je persoonsgegevens.
Nieuwsbrieven
Wij willen je graag op de hoogte houden over ontwikkelingen met betrekking tot The InnBetween. Verder nodigen we je ook graag uit voor evenementen die we organiseren. Dit doen wij via facebook door evenementen te creëren. De digitale nieuwsbrief (per e-mail) versturen wij alleen als je daar je toestemming voor hebt gegeven. Je kunt op ieder moment deze toestemming weer intrekken, elke e-mail bevat een afmeldlink.
Verstrekking aan derden
Als je werkt bij ons als studentenmedewerker, dan geven we je persoonsgegevens door aan het aan InterUM. Zij gebruiken jouw gegevens om jouw werkcontract te maken. Verder verstrekken wij je persoonsgegevens niet aan andere bedrijven of instellingen, behalve als dat nodig is voor het uitvoeren van onze publieke taak of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van beveiligde verbindingen ten behoeve van de veilige overdracht van jouw gegevens en communicatie.
Bewaartermijnen
De persoonsgegevens die wij verwerken bewaren wij in onze archieven – behalve als jij ons daartoe een verwijdingsverzoek stuurt. Zie de paragraaf ‘Jouw rechten’.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze werkwijze wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.
Jouw rechten
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen via e-mail: info@innbetween.nl
Je hebt de volgende rechten waarvoor je bij ons een verzoek kunt indienen:
1. inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
2. het laten corrigeren van fouten;
3. het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens.
(Deze tekst is gebaseerd on: https://www.maastrichtuniversity.nl/about-um/alumni/data-and-privacy)